作者：光光
2021年11月1日，《中华人民共和国个人信息保护法》正式施行，填补了个人信息保护立法的空白，对当今社会产生了很大影响。近年来，随着网络科技的飞速发展，电子商务、电子政务同样蓬勃发展，但对支撑数字空间的数据，尤其是个人信息数据方面，还缺乏法治保障。
《个人信息保护法》将个人信息保护上升到法律层面，那么立法对登记档案管理和查询有何影响呢？公众号注册助手进行了简单学习，分享如下：
一、《个人信息保护法》约束了个人信息处理者的权力
首先，法律把个人信息定义为以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名化处理后的信息。而个人信息的处理包括个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等方式。
其次，法律确定了白名单制度，只有符合法定的七种情形之一的，个人信息处理者才能处理个人信息，其中第一条就是“取得个人的同意”。
总的来说，法律对个人信息处理确定了方式合法、目的正当、范围最小的原则，而且对敏感信息进行了更为严格的规定。
第三，政府机关等为履行法定职责或者法定义务所必需而处理个人信息的，不需要取得个人同意。
二、登记机关档案管理和查询是否是法定职责或法定义务
从现行规定来看，登记档案管理的直接依据是国家工商行政管理局和国家档案局联发的《企业法人登记档案管理办法》（工商〔1990〕第166号），其法源应当为《中华人民共和国档案法》。
在《档案法》第二十八条中规定了“档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录，不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。单位和个人持有合法证明，可以利用已经开放的档案。”
因此说，登记机关管理的国家档案供社会查询，是登记机关的法定职责，但具体的利用方式，可以进一步作出规定，这一具体规定就是上述1990年的两部门联发文件，这一文件历史悠久，有关文件清理工作正在开展，有望在《市场主体登记管理条例》的配套文件中予以规定。
三、登记档案中的多种材料内容均受《个人信息保护法》保护
关于个人信息的范围，《个人信息保护法》中规定的是“个人信息是以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名化处理后的信息。”
当《个人信息保护法》作为一般法仅作出描述性规定时，我们可以参照特别法的具体规定执行。
在该法出台前，一般参照最高人民法院、最高人民检察院、公安部《关于依法惩处侵害公民个人信息犯罪活动的通知》(公通字〔2013〕12号）的具体规定——“公民个人信息包括公民的姓名、年龄、有效证件号码、婚姻状况、工作单位、学历、履历、家庭住址、电话号码等能够识别公民个人身份或者涉及公民个人隐私的信息、数据资料。”
而作为法律级别的《居民身份证法》也作出了明确规定“有关单位及其工作人员对履行职责或者提供服务过程中获得的居民身份证记载的公民个人信息，应当予以保密。”、“国家机关或者金融、电信、交通、教育、医疗等单位的工作人员泄露在履行职责或者提供服务过程中获得的居民身份证记载的公民个人信息，构成犯罪的，依法追究刑事责任。”
因此，登记档案中的表格、协议、决议等记载了上述内容的材料均可能涉及个人信息，受《个人信息保护法》保护。涉及有关个人信息的，均应依法依规处理，不能随意公开查询。
四、登记机关应优化登记文书或程序，履行告知义务
《档案法》规定了“利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定。”这一条款在之前没有这么“对口”的转致法律，在《个人信息保护法》施行后，可以直接转致到该法。也就是说，档案管理和查询工作中涉及个人信息的，应当遵循《个人信息保护法》和其他有关法律的规定。
我们认为，登记机关提供档案查询的工作中涉及到个人信息处理者处理个人信息。按照《个人信息保护法》第十七条规定，个人信息处理者在处理个人信息前，应当以显著方式、清晰易懂的语言真实、准确、完整地向个人告知四类事项，目前的登记工作中，登记机关并未向有关人员依法告知其个人信息可能被他人查询。第三十五条规定，国家机关为履行法定职责处理个人信息，应当依照本法规定履行告知义务。
因此，登记机关的档案原件或影像资料对外查询的，需要做出相应对策，在登记文书或程序中，增加有关事项，履行告知义务。
五、登记机关可探索建立主动保护程序
《个人信息保护法》第四十四条规定，个人对其个人信息的处理享有知情权、决定权，有权限制或者拒绝他人对其个人信息进行处理；法律、行政法规另有规定的除外。那么在没有另行规定的情况下，登记档案中的涉及的个人拥有向登记机关声明其个人信息限制或拒绝被处理的权利，也可以声明仅供指定自然人或组织查阅，这一私权利可以与行政权利共同寻找一个合理的平衡点，但不能直接免除个人权利。
与此类似的，《个人信息保护法》第四十九条规定了自然人近亲属的权利。依据该条款的原则，自然人死亡后，其近亲属可以依法查阅、复制有关登记材料。
因此，登记机关可以依托信息化技术，探索建立个人声明制度，对登记时进行声明的，按照声明范围限制或拒绝人员个人信息的查询。
六、登记机关新增个人信息保护影响评估义务
《个人信息保护法》规定，在五种情形下，个人信息处理者应当事前进行个人信息保护影响评估，并对处理情况进行记录。
当前，登记信息泄露事件时有发生，有时候登记机关的工作人员还没有审批完，申请人就接到了推销电话，究其原因，不外乎是数据传输的过程中产生的问题。在信息化时代，一条数据产生后就要流经多家单位的多个系统，中间经手的政府机关、软件开发、软件运维以及数据使用者等等，能够接触数据的单位和人员不知多少，中间只要有一个环节出了问题，数据就有外泄风险。
对于提供登记档案原件或影像查询等涉及个人信息的查询工作来说，建议由国家级登记机关对登记程序和档案材料进行系统性评估，并指导省级登记机关对涉及到的信息化系统处理个人信息的程序和风险等进行评估改进，建起牢固的个人信息保护防线，有利于基层登记机关按照既定的程序开展工作，统一理顺登记管理秩序，避免不良后果。
个人信息处理与登记业务关联紧密，不只是档案查询工作中体现，也不只是企业从申请到注销。登记信息作为国家档案的一部分，承担着超主体生命周期的记载、保护、利用等多种功能。因此，在法律实施后，有关配套措施应当同步完善，向法治化营商环境再迈一步。
